Česky
Případová studie implementace pro účetní společnost
 |
|
|
Implementace Atollon Workshop Classic |
| Společnost | ORKÁN plus, s.r.o. |
| Obor společnosti |
Profesionální služby (účetnictví, audit, daňové poradenství) |
| O společnosti |
Společnost ORKÁN® vznikla počátkem roku 1995 spojením odborníků s dlouholetými zkušenostmi v oblasti účetnictví a daňové problematiky s cílem poskytovat komplexní účetní a daňový servis pro podnikatele a obchodní společnosti. Portfolio služeb společnosti zahrnuje daně, účetnictví, právní poradenství, mzdy a personalistiku, audit a další. Mezi klienty společnosti patří řada významných českých i zahraničních firem. |
| Důvody zavádění |
Ačkoli společnost ORKÁN® již řadu let patří mezi přední poskytovatele profesionálních služeb v oblasti poskytování daňového poradenství a účetních služeb a zaměstnává více něž 20 kvalifikovaných odborníků bylo patrné, že stávající informační infrastruktura neposkytuje dostatečnou podporu pro zefektivnění fungování zaběhnutých firemních procesů, které maximálně vytěžovaly všechny zaměstnance. |
| Zadání a cíle |
✓další zkvalitnění poskytování profesionálních služeb a komunikace s klientem ✓zefektivnění komunikace a týmové spolupráce na projektech ✓standardizace a automatizace rutinně se opakujících procesů ✓zrychlení a zjednodušení vyúčtování práce ✓zvýšení výnosů z poskytovaných služeb ✓zpřístupnění informací odkudkoli (pobočky, konzultanti na služební cestě) ✓zvýšení výkonnosti společnosti při zachování stávajícího počtu zaměstnanců |
| Stav před zavedením systému |
Mezi hlavní problémy před zavedením informačního systému Atollon Workshop patřila chybějící systémová podpora a roztříštěná datová základna, která neumožňovala společnosti ORKÁN® efektivní spolupráci na klientských projektech. Ačkoli většina úkolů byla metodicky definována a profesionálně plněna, docházelo k neefektivní spolupráci zejména v rámci týmu lidí na projektu.
“Ve firmě jsme používali několik aplikací, z nichž ani jedna neumožňovala kompletní vedení veškeré agendy v rámci účetních projektů a daňových projektů. Vesměs se jednalo o samostatné aplikace, které byly provozovány na jednotlivých pracovních stanicích uživatelů dle jejich uvážení. Jejich údržba a rozvoj vzhledem k dalšímu rozvoji společnosti již nebyla perspektivní. K emailové komunikaci byl využíván zejména MS Outlook, který ve spolupráci s mailovým řešením neumožňoval třídění a sdílení na úrovni jednotlivých zakázek a jejich fází, což se projevilo jako značně limitující faktor. Veškerá komunikace byla roztříštěná a její obsah byl obtížně dohledatelný. Dokumenty (účetní správy...) byly uložené na lokálních discích uživatelů nebo na sdíleném disku bez možnosti přístupu dle definovaných rolí uživatelů. V případě absence klíčového zaměstnance bylo jejich dohledávání velice obtížné. Úkoly a události (schůzky) nebyly centrálně podchyceny v rámci jednoho systému a docházelo k občasným nedorozuměním (některý úkon byl vykonáván více zaměstnanci) a neplnění termínů. Častým jevem byla například duplicitní komunikace s klientem a telefonické zjišťování stavu zakázek. Z důvodu nekonzistence dat docházelo k občasným případům absence některých poskytnutých služeb ve vyúčtování.” |
| Řešení |
Společnost ORKÁN® se rozhodla pro implementaci informačního systému Atollon Workshop Classic, který poskytuje komplexní přehled o vztazích firmy s klienty i o dění uvnitř organizace. Řešení Atollon Workshop Classic bylo nasazeno na výkonnou hardwarovou strukturu na konsolidovaném aplikačním serveru Vmware. Díky nasazení informačního systému společnost ujednotila své vnitřní procesy, pro jejichž hladší návaznost je připraveno automatizované workflow, které si společnost upravuje sama.
Společnost ORKÁN® aktivně používá Atollon Workshop Classic při veškeré komunikaci s klienty (zejména komunikace e-mailem) a při plánovaní, sledování a vyhodnocování zakázek. Jednotlivé typy zakázek jsou přesně definovány na míru, neboť si zástupci společnosti díky vysoké flexibilitě systému nakonfigurovali formuláře aplikace sami. U zakázek lze určit odpovědnou osobu a role jednotlivých účastníků na projektu a zároveň přímo v Atollon Workshop Classic vyplňovat výkazy práce, které navazují na opakovanou automatickou fakturaci. |
| Přínosy pro uživatele |
Atollon Workshop přináší všem uživatelům ucelený a neustále aktuální pohled na data o klíčových procesech a aktivitách v rámci zodpovědných zakázek. Uživatelé mají k dispozici údaje o veškeré komunikaci se zákazníky, dokumentaci, poskytovaných službách, termínech, zodpovědných osobách ve strukturované formě v uživatelsky přívětivém prostředí. Tyto informace jsou k dipozici odkudkoli skrze internetové připojení. |
| Přínosy pro management |
Management společnosti ORKÁN® má aktuální přehled o dění ve společnosti, stavu plnění termínů, aktivitě jednotlivých pracovníků. Komunikace s kolegy probíhá efektivně, díky čemuž se zvýšila využitelnost jednotlivých pracovníků. |
| Vyjádření společnosti |
„Rozhodli jsme se poznat a naučit program samostatně za pomoci konzultantů Atollonu. V současné době oceňujeme především možnost zařazování komunikace ke konkrétnímu subjektu nebo zakázce, vytváření nejrůznějších druhů projektů, možnost individuálně tvořit šablony, reporty, různě nastavovat práva jednotlivým uživatelům, apod. Stále jsme v situaci, kdy se s programem učíme pracovat, tudíž nepoužíváme zdaleka všechny moduly, které program nabízí. Jednozačně je však možné říci, že nám program umožnil přehledně seskupovat data o našich klientech, kterých máme v současné době přes 200. Třídění činností, dokumentů apod. je tedy nedílnou součástí naší každodenní práce v účetní a daňové kanceláři. Další obrovskou výhodou programu je možnost přihlášení k systému na jakémkoliv počítači nebo přístup do programu přes internet.“ |
Další kroky
